C O L U M N

日本語を母国語とする誰しもにとって、往々にして外国語でのメール本文作成は、日本語でメールを作るのに対し 時間を要します。要する時間はその内容や相手との距離感によって大きく変わりますが、1割増しから2~3倍、10倍増しにだってなり得ます。

私自身、1社目では社外やりとりは7割がた英語、2社目ではものづくり中小企業の方々に代行して コレポンする機会が何案件かあり、3社目では1つの案件でやりとりを。4社目では営業活動を始めるにあたってのマスメール、飛び込み営業のためのアポどりメール、紹介をいただいての挨拶メール、プライスリスト送付時の営業メール、お礼メール、そして代理店や販売店候補企業へのメール、日本国内での売上状況や生産状況を説明する戦略共有メール、またプレス向けのリリース配信メールなど 様々な種類の英文メールを作成してきました。

電話は苦手でも文章ならなんとかいけるという方も多いかもれしれませんが、メールというのは非常に奥深いツールだと思います。ここでは外国との英語でのやりとりに絞りますが、例えば;
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・文字と資料や画像が、瞬時に相手に届く。
 (かつて郵送物をやりとりしていた時代とは時間感覚が全く異なる。)
・アルファベットでのやりとりにおける互換性は担保されている。
・記録として残るため、後々裏付け書類にもなることがある。
・口頭でのコミュニケーション後に補ってくれる。確認のためメールを送る
 というのは相手が外国の方の場合には必須ステップ。

このまま、英文メールの話を少し発展させようと思います。
メールは、うまく活用するとその人との最初の出会いを強く印象付けられるツールにさえなります。それは営業であれば、事の始まり。以下は、私が4社目においてたどりついた自分の成功パターンです。メールでの事前のやりとりを営業活動における序章として、どう膨らませ位置づけられるのか。私が目指すゆるやかにデザインしていくということのゆるやかさとは、こういうことを指しています。
日本人の氏名は、どちらが 姓か名か、性別でさえ分かりにくい。この分かりにくさが予想以上のギャップとなる瞬間があり、私にとってはいかにそのギャップを大きく強烈なものにできるかが実はビジネスにおいても非常に有効になると当時ふと考え始めました。在職中、自分なりのセオリーを確立していったことを思い起こしています。私でいうそのギャップとは、会った瞬間相手に感じてもらいたい裏切られ感。事前のメールのやりとりではビジネスパーソンらしいポライトで洗練されたフレーズを織り交ぜつつ、ロジカルに、明言をし分かりやすく。相手に“ビジネス経験を積んだ経験豊富な海外マーケットを統括するマネージャー”らしいイメージを持ってもらいたく、イメージする人物像の性別は意識せずとも時たまはっきりとした物言いをするため メールの受け取り手は男性かなという印象を受けていたかもしれません。
そして迎える、はじめましてと握手する瞬間。きっと思い描いていただろう最初のミーティングでそこに現れたのは、見るからに若く童顔な女の子。 あからさまに、「Okay.. well, come in.」からはじまった出会いもありました。「荷物はこれだね?手伝うよ」と持ち上げようとする時に、私は「Oh, thank you. But be careful, it’s quite heavy.(あら、ありがとう。でも気を付けて、結構重たいから)」とサンプルをぎっしり詰め込んだ23キロのRIMOWAを預けて言うわけです。当然相手は、「なんだこれ!こんなの持ってきたのかい?」と。
その後のMTGにおいて、自分が話すべき相手が私であり私しかいないのだと相手が理解し納得してくれるところにまで到達できれば、事前のこの誤ったイメージは膨らませるに限る。そしてギャップとして印象に残るだろうと。要らぬ自慢ですが、私がそれ以上に描いていたのは「TOKYOから3時間も離れた街にある小さな会社に、戦略やら原理原則やら結構話せる女子がいた。しかも多分、結構若い」という印象付けでした。これを私は、徐々に輪郭をつけ、自分のスタイルとして在職中は意識していました。

その人によって、ちがうべきであるこのスタイル。海外市場に対する会社の目指すところと自身の役割とともに、自身の性格や英語のスキルを客観視し、ゆるやかに想像してみるということも 海外市場においては有効と思います。なぜなら、ほとんどの場合、相手は国内市場と比ではないくらい、私たちを知らないからです。日本市場のような周囲からの情報もなく、往々にして描いたことをそう運びやすい自由度が広がっています。英語のスキルがそれほど高くなくとも その描き方がフィットし功を奏している例も身近に見受けます。彼は言います、「あんまり英語の表現を洗練させたくないんだよねぇ。英語はそんなにできないんです、でも一生懸命対応していますって相手に思ってもらっててほしい。そうすると何かあった際にもワンクッション置けるから」と。海外顧客との英文でのやりとりに関し、独自のスタンスを確立している。
描いてその通りに無理して振る舞うわけではなく、しょせんビジネスだからということですべてにおいて計算すべきというわけでもなく。つまり、ちょっと思いを馳せて行動してみると、またちがった景色が見えるかもしれないという話です。

余談ですが、ドイツでタクシーの運転手のおじいさんに「夜8時を過ぎたらホテルから出ちゃいけないからね」と言われていました。30歳にして大学生に間違われたかなと、今でも記憶に残っています。日本国内でもお茶汲みのお嬢ちゃんと間違われたかなと思うこともあり、しかし私にはチャンスにしか見えず楽しめるようになりました。メールのローマ字署名では、苗字は全部大文字にし (例:Yuko SAWA) 名と姓が分かるよう相手に配慮し、距離感を見つつ文中に私が女性であるとわかるような一言を織り込むよう意識しています。